La SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, mediante concepto 220-190172 del 30 de septiembre de 2016, recuerda el texto
del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que, en materia de conservación de los
papeles del comerciante, consagra:
“Los
libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez
(10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o
comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta”.
Igualmente
ilustra el concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005, de la Superintendencia
de Industria y Comercio, que expresó lo siguiente:
“…a
partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo
señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del
comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante,
pudiéndose utilizar para el efecto, a
elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Al
respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico
para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos
establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será
necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del
comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los
libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en
posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado,
únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio
electrónico en el que se hubieren reproducido.” (subraya fuera del texto)”.