22 de marzo de 2010

Cambio de procedimiento inscripción de actas en el Registro Mercantil.

En atención a las diferentes inquietudes que se plantean hoy y más en razón a que nos encontramos en un mes donde se celebran las Asambleas o Juntas de Socios ordinarias, me permito anunciar las disposiciones emitidas por la Cámara de Comercio relacionada con el procedimiento para la inscripción de actas.

“La CCB informa el cambio de procedimiento para la inscripción de actas en el Registro Mercantil

Que, de conformidad con lo previsto en la Resolución 64274 del 14 de diciembre de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ordenó modificar el procedimiento de inscripción de actas en el Registro Mercantil.
De acuerdo con la instrucción de la SIC, a partir de la fecha, es necesario que quienes actuaron como presidente y secretario de las reuniones de los órganos societarios (Asamblea General de Accionistas, Junta de Socios, Junta Directiva, etc.) surtan la diligencia de presentación personal como requisito previo a la inscripción del acta correspondiente en el Registro Mercantil.
Para el efecto, y en aras de tener certeza sobre las personas que elaboraron o firmaron las actas, las personas relacionadas podrán cumplir dicho requisito de cualquiera de las siguientes formas:
• Diligencia de reconocimiento notarial o judicial (lo que no implica la verificación de los sellos notariales por parte de la CCB)
• Presentación personal de los otorgantes de las actas ante los cajeros de la CCB.”

Cordial saludo,

Gerardo Cuervo C.

18 de marzo de 2010

Multifondos de pensiones comenzarán en el 2011

A partir del 15 de septiembre de este año, todos los recursos de los ahorradores pasarán a un fondo moderado. El borrador del decreto reglamentario está listo para comentarios.
Más de 8'740.000 trabajadores que cotizan a pensión, a través de los fondos privados, comenzarán a decidir dentro de nueve meses la rentabilidad que esperan recibir por los recursos que ahorran para su jubilación.
Así lo establece el proyecto de decreto que reglamenta el conocido esquema de multifondos para los fondos de pensiones obligatorias y que le da a cada afiliado la posibilidad de ordenarle a la entidad administradora de su dinero el tipo de fondo en el que quiere que esté su ahorro pensional.
Habrá tres tipos de fondos para los afiliados que aún no se han pensionado: uno conservador, uno moderado y uno de mayor riesgo. En la actualidad, las administradoras privadas de pensiones (AFP) ofrecen sólo una opción para el manejo de estos ahorros y los pone en una misma canasta.
Los recursos de quienes ya se hayan pensionado por edad o por sobrevivencia (cuando se incapacitan totalmente) estarán en un fondo especial de retiro programado. El Gobierno busca que exista una adecuada divulgación, entrenamiento e implementación de este nuevo esquema y por ello sólo a partir del primero de enero del próximo año será cuando comiencen a funcionar estos fondos.
Cada trabajador tendrá dos meses (enero y febrero del 2011) para elegir uno de los tres tipos de fondo en el cual quiere que su ahorro sea invertido. No obstante, mientras eso ocurre comienza una fase de transición, bajo la cual desde el 15 de septiembre de este año el fondo de pensiones que actualmente existe en cada una de las seis AFP se convertirá en el fondo moderado, el cual estará sujeto a las modificaciones que se decidan para su régimen de inversiones.
La implementación del nuevo sistema de multifondos en pensiones supone nuevos cambios, por parte de la Superintendencia Financiera, a las inversiones que las AFP pueden hacer en diferentes papeles como acciones, títulos de deuda pública y privada, con los dineros que les administran a sus afiliados.
En firme, el 28 de febrero del 2011
De acuerdo con el borrador del decreto, que está para comentarios de las AFP, a partir del 28 de febrero del 2011 entrarán a operar en firme los tres fondos mencionados. Solo una opción La norma busca darle mayores opciones de rentabilidad al ahorro pensional, pero al mismo tiempo mantener la prudencia a la hora de invertir. Por eso únicamente cada trabajador podrá elegir solo uno de los tipos de fondos.
Sin embargo, si a un afiliado le faltan cinco años o menos para cumplir la edad mínima de pensión, podrá estar en máximo dos fondos. Si el trabajador no escoge el tipo de fondo en el que quiere que sus recursos sean administrados, la administradora lo asignará al fondo moderado en forma automática.
Cuando un trabajador no pensionado elija el fondo de mayor riesgo, la AFP estará en la obligación de pedirle, cuatro meses antes de que le falten cinco años para cumplir la edad de pensión, un documento escrito en el que confirme que quiere permanecer en este tipo de fondo.
Si la persona no lo hace, sus ahorros se mantendrán invertidos allí pero de forma progresiva el saldo del ahorro irá pasando al fondo conservador. Cada afiliado tendrá la posibilidad de cambiarse de tipo de fondo cada seis meses, incluso sin importar que durante el mismo año cambie la entidad que le administra su pensión. En este último caso los recursos pasan a la nueva AFP bajo el mismo perfil de inversión que el trabajador tenga al momento de traspaso (conservador, moderado o mayor riesgo, según sea el caso).
ÓMAR AHUMADA ROJAS / Redacción Economía y Negocios pORTAFOLIO

11 de marzo de 2010

NUEVAS INSTRUCCIONES PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS A SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES LEY 1116.

Superintendencia de Sociedades
Circular Externa 100-000001
26-02-2010

Asunto: Presentación de Estados Financieros Períodos Intermedios y de Fin de Ejercicio.

El artículo 5°, numeral 1 de la Ley 1116 de 2006, faculta al juez del concurso para solicitar u obtener en la forma que estime conveniente la información que requiera para la adecuada orientación del proceso de insolvencia.

Por su parte, el Decreto 4350 de 2006 sometió a vigilancia de la Superintendencia de Socie­dades a todas las sociedades que se encuentren en trámite concursal, facultándola, en virtud de los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995, para solicitar la información financiera y contable que requiera en cualquier momento, para el cumplimiento de sus funciones.

En lo sucesivo, las sociedades que hayan sido admitidas a un proceso de liquidación judicial (Ley 1116 de 2006) deberán remitir estados financieros de períodos intermedios cada cuatro (4) meses, esto es con corte a 30 de abril y 31 de agosto de cada año, utilizando los formatos diseñados para el efecto y siguiendo las instrucciones que suministre la entidad.

El estado financiero de fin de ejercicio, contendrá la información relacionada al período comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.

Para las presentaciones señaladas se ha rediseñado dentro del aplicativo STORM, del que dispone esta Superintendencia en nuestro portal Internet, el formulario denominado Informe de Periodos Intermedios y Fin de Ejercicio Liquidación Judicial, Informe 28.

Plazo

La información solicitada en este formulario será presentada dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente a la fecha de corte del período intermedio correspondiente y la de fin de ejercicio a más tardar el 31 de marzo siguiente de cada año así:

Fecha de corte Plazo para la Presentación
A 30 de abril 5 primeros días hábiles de junio
A 30 de agosto 5 primeros días hábiles de octubre
A 31 de diciembre A más tardar el 31 de marzo del siguiente año

Documentos Adicionales

Los liquidadores deberán allegar físicamente los documentos que a continuación se relacio­nan, ya que los mismos son parte integral de los estados financieros y dan validez oficial a la información remitida por Internet:

a) Certificación suscrita por el liquidador y el contador de la sociedad, de que trata el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, la cual consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fiel­mente de los libros de contabilidad, con alusión a la fecha de la información financiera remitida vía Internet en el formato STORM.

Tal declaración puede hacerse con las anteriores palabras o expresiones similares, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993.

Quien firma en calidad de contador público, deberá anotar el número de su tarjeta profesional (parágrafo 3°, artículo 3° de la Ley 43/ 90).

El liquidador y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificar los estados financieros, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de los estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación. Los libros deben encontrarse al día, en los términos contenidos en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, toda vez que sus saldos y las operaciones registradas en ellos, son la fuente para elaborar los estados financieros.

b) Las notas a caja uno los estados financieros que se deben remitir y a la relación de gastos de administración, las cuales deben ser lo suficientemente explicativas, seguir los lineamientos del artículo 114 y siguientes del Decreto 2649 de 1993, incluyendo como mínimo:

• Fecha de corte o período al cual corresponda la información contenida en cada estado financiero,

• Principales políticas y prácticas contables, en atención al estado de liquidación de la sociedad,

• Justificación y origen de variaciones importantes en rubros componentes del balance general,

• Los castigos contables efectuados a activos de la sociedad, indicando las gestiones previas realizadas tendientes a su recuperación, el monto de los mismos, razones de su castigo,

• Las restricciones o gravámenes sobre activos,

• Debe señalarse el número de personas acreedoras de las obligaciones laborales,

• Deben revelar el número de personas amparadas en las pensiones de jubilación,

• Origen y naturaleza de las principales contingencias probables,

• Origen, naturaleza y justificación de cada uno de los gastos causados, registrados en el estado de resultados,

• Origen, naturaleza y justificación de cada uno de los gastos efectivamente realizados que se encuentran registrados como egresos en el estado de ingresos y egresos,

• En caso de reconstrucción de la contabilidad, revelar la manera cómo se reconstruyó la contabilidad.

c) Informe detallado de gestión del liquidador; en dicho informe el liquidador deberá certificar el cumplimiento de lo establecido en el artículo 1° de la Ley 603 del año 2000, en lo relacionado al cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. (Sólo para los estados financieros de fin de ejercicio).

Aspectos de Carácter General

Cifras en Pesos. La presentación de los valores deberá realizarse en pesos, esto es, todos los Dígitos sin Decimales.

Valores Positivos: Los valores deben ingresarse absolutos (Positivos). Solo en los casos en que el valor pueda ser positivo o negativo, debe ingresar el dato negativo anteponiendo al valor el signo menos. Por ejemplo: En Resultados del ejercicio, Resultados de ejercicios anteriores y Desvalorizaciones en el renglón de Superávit por valorización.

Aspectos de Carácter Técnico

El aplicativo STORM e debe descargar a través del portal empresarial en Internet, www.supersociedades.gov.co en la sección “Envío de Información”, subsección “software”, donde también se encuentran los manuales de instalación y de diligenciamiento de cada uno de los diferentes informes.

Una vez instalado el aplicativo STORM encontrará todos los formularios que esta Super­intendencia ha elaborado para cada uno de los reporte de información. Por lo tanto, para la presentación de la información solicitada mediante esta circular debe seleccionar el informe 28 (Informe de Periodos Intermedios y Fin de Ejercicio Liquidación Judicial).

Después de diligenciado y validada la información en forma correcta, se debe generar el archivo resultado con extensión STR.

Para el envío del archivo STR, la Superintendencia ha implementado el servicio electrónico de recepción a través de nuestro portal empresarial, en la sección “Formularios Electrónicos” (lado derecho de la página), cuyo sistema,, una vez recibido y validado el Informe, le generara un número de radicación, el cual podrá consultar en esta misma sección, opción “verificar estado del envío”.

Para el envío de los documentos adicionales, es necesario que se relacione el radicado del recibido del informe electrónico.

Recomendación

Es importante consultar los manuales de instalación y diligenciamiento ubicados en nuestro portal, los cuales explican claramente la forma de diligenciar cada uno de los formularios que conforman el informe.

También es importante consultar las instrucciones técnicas suministradas en el Manual del Usuario, el cual se encuentra dentro del aplicativo STORM y hace parte del menú superior en la opción de ayuda del mismo.

Se puede dirigir directamente al Grupo de Liquidaciones o la Intendencia Regional respectiva.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 100-000002 del 4 de febrero de 2009.

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

El Superintendente de Sociedades,
Hernando Ruiz López.

8 de marzo de 2010

Matrícula Mercantil Renovación. Plazo Hasta el 31 de Marzo.

En un todo de acuerdo a lo expresado en el artículo 33 del Código de Comercio, . La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.
En concordancia con la citada norma, la matrícula mercantil de los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo de cada año
En este sentido, debe entenderse que los comerciantes que realicen la renovación de su matricula mercantil hasta el 31 de marzo de cada año, inclusive, están cumpliendo debidamente con su obligación de renovar la matrícula mercantil. Por el contrario, quien no efectúe dicha renovación dentro del término estipulado, podrá ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a lo previsto en el artículo 37 del Código de Comercio, el Decreto 2153 de 1992 que trata de la estructura y funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, modificó en su artículo 11, el monto de las multas que se deben imponer a quienes ejerzan profesionalmente el comercio sin estar inscritos en el registro mercantil. El texto referido es el siguiente: ARTÍCULO 11. FUNCIONES ESPECIALES DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROMOCIÓN DE LA COMPETENCIA. 5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.

5 de marzo de 2010

Aún tiene 4 días para Convocar a Asamblea General de Accionistas ó Junta de Socios.

Señor(a) Representante Legal, aún tiene 4 días para Convocar a Asamblea General de Accionistas ó Junta de Socios. Pues la misma se debe realizar con 15 días hábiles de anticipación. En un todo de acuerdo al ARTÍCULO 424. CODIGO DE COMERCIO . “Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día.
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.”

ARTÍCULO 422. CODIGO DE COMERCIO . “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.”

ARTÍCULO 181. CODIGO DE COMERCIO . “Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos.
Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso.”

ARTÍCULO 183. CODIGO DE COMERCIO . “Las sociedades sometidas a inspección y vigilancia deberán comunicar a la Superintendencia la fecha, hora y lugar en que se verificará toda reunión de la junta de socios o de la asamblea, a fin de que se designe un delegado, si lo estimare pertinente.”

ARTÍCULO 184. CODIGO DE COMERCIO . “Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos.
Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas.”

ARTÍCULO 187. CODIGO DE COMERCIO . “La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad:
1) Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos;
2) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;
3) Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes;

4) Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente;
5) Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso;
6) Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados;
7) Constituir las reservas ocasionales, y
8) Las demás que les señalen los estatutos o las leyes.”

PARÁGRAFO. “Las funciones anteriores podrán cumplirse lo mismo en las reuniones ordinarias que en las extraordinarias, si en el contrato social o en las leyes no se previene otra cosa.”

EN LAS SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICAS LEY 1258 DE 2008, ARTÍCULO 20. “CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS. Salvo estipulación estatutaria en contrario, la asamblea será convocada por el representante legal de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión.
Cuando hayan de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión o escisión, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior.
PARÁGRAFO. La primera convocatoria para una reunión de la asamblea de accionistas podrá incluir igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria en caso de no poderse llevar a cabo la primera reunión por falta de quórum. La segunda reunión no podrá ser fijada para una fecha anterior a los diez (10) días hábiles siguientes a la primera reunión, ni posterior a los treinta (30) días hábiles contados desde ese mismo momento.”